Online aanmelden

OASE is toegankelijk voor:

• Cursusinstellingen mét Blik op Werk certificaat
  Deze instellingen krijgen toegang tot OASE voor de duur van de  Blik op Werk certificering.

• Cursusinstinstellingen zónder Blik op Werk certificaat. Deze instellingen krijgen toegang tot OASE voor de duur van het aanbestedingcontract voor de inburgeringstrajecten dat de instelling met de gemeente heeft afgesloten.

• Gemeenten
  

Met OASE kunt u (groepen) kandidaten tot zes maanden van te voren aanmelden voor het centraal inburgeringsexamen (KNS, EPE en TGN). U logt in via de beveiligde site van DUO en krijgt toegang tot OASE. In OASE kunt u in vijf stappen kandidaten aanmelden voor de examens:

• Vind beschikbare examenplaatsen (periode, locatie, aantal examens).
  U kunt kandidaten tot zes maanden vooruit inplannen. 

• Bevestig dat de kandidaat uw gemeente of instelling heeft gemachtigd om de aanmelding te doen. Omdat de aanvraag voor het inburgeringsexamen een verantwoordelijkheid is van de inburgeraar moet u een machtiging hebben van de inburgeraar dat u de aanvraag mag doen. Hier vind u informatie en een voorbeeld van zo'n machtiging. 

• Voer kandidaten in met: BSN, geboortedatum en geslacht

• Koppel kandidaten aan examen en tijdstip 

• Bevestig de aanmelding

Print of download de aangemelde kandidaten als Excel- of PDF bestand.
Tot twee weken vóór de examendatum kunt u de gegevens nog wijzigen. DUO gaat ervan uit dat de kandidaten worden ingepland op een datum waarop ze klaar zullen zijn voor het examen.
Twee weken voor de examendatum wordt de aanmelding definitief en kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden.

DUO verstuurt nu de oproepbrieven voor het examen naar de kandidaten. Omdat dit het eerste moment is waarop DUO met de kandidaten communiceert over het aangemelde examen, is het belangrijk dat u zelf de examendatum, plaats en tijdstip aan de kandidaat meldt nadat u de aanmelding via OASE heeft gedaan. Vergeet ook niet om de kandidaat te informeren over het soort examen, het examenniveau en het examenprofiel. Op deze manier kan de kandidaat het juiste examen in zijn agenda noteren.

Uw organisatie ontvangt een factuur voor het examengeld van de aangemelde kandidaten. U ontvangt  een gedetailleerd overzicht van de kandidaten waarvoor examen is aangevraagd. Het examengeld moet u vervolgens  binnen zes weken aan DUO overmaken. Verschijnt een kandidaat niet op het examen, dan moet het examengeld toch worden betaald.

Nb: Het resultaat van het examen is binnen vijf werkdagen in te zien via OASE. U ziet echter alleen de resultaten van de kandidaten die u zelf via OASE hebt aangemeld. De resultaten van andere examenkandidaten kunt u niet via OASE zien.

• Gemeenten kunnen de resultaten van de eigen inburgeraars inzien in ISI.
• Cursusinstellingen met een geldig keurmerk Inburgeren kunnen maandelijks de examenresultaten van groepen kandidaten opvragen bij DUO.

Een belangrijk punt bij de toegang tot OASE is de beveiliging. Daarom regelen we de toegang via onze beveiligde site. De beveiligde site van DUO is toegankelijk voor instellingsbeheerders en gebruikers. Voor de inlogprocedure op de beveiligde site krijgen zij een eigen gebruikersnaam, een wachtwoord en een token.

De toegang tot OASE regelt u in maximaal 2 stappen:

• uw organisatie geeft een instellingsbeheerder aan ons door; 

• de instellingsbeheerder voert de gebruikers van OASE op in de beveiligde site.

De instellingsbeheerder registreert in de beveiligde site wie er binnen de instelling gebruik mag maken van OASE. Ook zorgt de beheerder ervoor dat de gegevens over de organisatie bij DUO actueel blijven. 
U bepaalt zelf wie de instellingsbeheerder voor uw organisatie wordt. Meestal is de instellingsbeheerder een applicatie- of systeembeheerder.

Nb. Cursusinstellingen wisselen in sommige gevallen al gegevens met ons uit in het kader van BRON (Basisregister Onderwijsnummer). Deze instellingen hebben al een instellingsbeheerder. Dit geldt voor alle reguliere ROC’s en scholen voor voortgezet onderwijs. Hij of zij kan dan al de gebruikers voor OASE opvoeren via de beveiligde site. Wanneer uw instelling liever een aparte instellingsbeheerder voor OASE wil, kan dat via onderstaande procedure.

• Meld een instellingsbeheerder aan bij DUO met het formulier Aanmelden beveiligde site OASE 

• Bent u cursusinstelling en heeft uw instelling geen Blik op Werk certificaat? Dan moet op het formulier ingevuld worden  hoe lang het contract met de gemeente loopt. Voor de duur van uw contract met de gemeente krijgt u toegang tot OASE. 

• Geef het factuuradres op waar DUO de rekening naartoe kan sturen voor de examens die uw organisatie via OASE heeft aangemeld. 

• Laat het bevoegd gezag van uw organisatie de gebruikersovereenkomst ondertekenen.

Stuur het aanmeldformulier en de gebruikersovereenkomst naar:
Dienst Uitvoering Onderwijs
Servicecentrum Inburgering
Postbus 764
9700 AT  GRONINGEN

De aangemelde instellingsbeheerder ontvangt vervolgens gebruikersnaam, wachtwoord en token om te kunnen inloggen op de beveiligde site. Daar kan de instellingsbeheerder dan de gebruikers van OASE opgeven.

Uw organisatie bepaalt zelf welke medewerkers kandidaten gaan aanmelden via OASE. Vaak zijn dit medewerkers van een centrale examenadministratie. 

De instellingsbeheerder kan de gebruikers opvoeren in de beveiligde site. In OASE kunnen aan gebruikers twee rollen toegekend worden.De instellingsbeheerder moet opgeven welke rol de gebruiker moet krijgen op het moment dat hij de gebruiker aanmeldt in de beveiligde site. De rollen zijn:

• OASE Raadplegen: Met deze rol kan de gebruiker kijken welke kandidaten van de instellingen voor een examen zijn aangemeld. Ook kan de gebruiker de status van het examen zien. 

• OASE Wijzigen. Met deze rol kan de gebruiker:
  a. Kandidaten aanmelden voor het Centraal inburgeringsexamen (KNS, EPE, TGN) 
  b. Kijken welke kandidaten van de instelling voor een examen zijn aangemeld en de status van het examen zien.

Nadat de gebruikers zijn opgegeven in de beveiligde site ontvangt de gebruiker een brief van DUO met daarin het wachtwoord voor OASE. De instellingbeheerder ontvangt tegelijkertijd van DUO de token voor de gebruiker. Het is de bedoeling dat de instellingsbeheerder de token aan de gebruiker overhandigt. Daarna kan de gebruiker inloggen op de beveiligde site en heeft dan toegang tot OASE.

De instellingsbeheerder kan zichzelf ook de rol OASE Raadplegen of OASE Wijzigen toekennen en daarmee OASE gebruiken.

DUO gaat uit van maximaal 3 gebruikers per organisatie. Wanneer u liever meer personen toegang geeft tot OASE, kunt u contact opnemen met DUO.

De examenmogelijkheden voor het Elektronisch Praktijkexamen profiel Maatschappelijke Participatie zijn in 2012 uitgebreid. Het was al mogelijk om op de examenlocaties van DUO elke dag dit examen op niveau A2 te doen en aan te melden via OASE. Vanaf januari 2012 kan het inburgeringsexamen met het profiel Maatschappelijke participatie op niveau A1 ook regulier via OASE worden aangemeld.

Voor kandidaten die het EPE-examen willen doen binnen het profiel Ondernemerschap zijn de examenmogelijkheden beperkt tot één vast moment in de maand. Dit heeft onder andere te maken met geringe aantal kandidaten. De aanmeldingen voor dit examen kunnen daarom alleen nog via de papieren aanvraag, niet via OASE.

OASE is beschikbaar op werkdagen van 7:00-20:00 uur. Buiten deze tijden kan de applicatie wel beschikbaar zijn, maar is er geen ondersteuning. We kunnen dan ook geen garantie geven dat de applicatie werkt buiten de genoemde tijden. We adviseren u daarom binnen de openingstijden gebruik te maken van OASE.

Telefonische ondersteuning via de helpdesk van het Servicecentrum Inburgering is beschikbaar op werkdagen van 9:00-17:00 uur via 050-599 9191. Een e-mail sturen kan ook naar sci@duo.nl.

Via de helpdesk krijgen we regelmatig vragen over OASE. Daarom hebben we de handigheidjes voor het werken met OASE voor u op een rijtje gezet.

• Zoekperiode opgeven
  In OASE kunt u kandidaten zes maanden vooruit inplannen voor een examen. In het zoekscherm kunt u een periode ingeven. Dit is een periode van maximaal 31 dagen. Wanneer u dus nu iemand wilt inplannen voor een maand in de toekomst geeft u in het zoekscherm een periode van maximaal 31 dagen in die maand op. Dan krijgt u alle beschikbare plekken in die periode. 
• Kandidaat al aangemeld op papier
  Het kan voorkomen dat u een kandidaat aanmeldt, terwijl er voor die kandidaat al een aanmelding op papier voor dat examen is verwerkt. In OASE krijgt u dan de melding 'Deze kandidaat is al voor dit examen ingeschreven.' Zolang de betaling van de papieren aanmelding niet is verwerkt, kunnen we het geplande examen verwijderen. Alleen de kandidaat of zijn/haar gemachtigde mag de aanmelding intrekken. Zodra we het geplande examen hebben verwijderd, kunt u de kandidaat alsnog via OASE aanmelden. 
• Datum wijzigen van een via OASE gepland examen
  Tot twee weken vóór de examendatum kunt u, als contactpersoon van de instelling, de gegevens nog wijzigen, daarna kan dit niet meer. Het is daarom belangrijk dat u examendatum, plaats en tijdstip zo snel mogelijk met de kandidaat communiceert, nadat u de aanmelding via OASE heeft gedaan. Hierdoor kan de kandidaat het examen op tijd in zijn of haar agenda inplannen. DUO verstuurt twee weken voor het examen de oproepbrieven naar de kandidaten.
  Communicatie over wijzigingen in examens die via OASE zijn ingepland gaan altijd via de instelling. 
• Wachtwoord vergeten
  De beveiliging speelt bij OASE een grote rol. Het gaat immers om persoonsgegevens. Wanneer u als gebruiker van OASE onverhoopt een keer uw wachtwoord vergeet, kan de instellingsbeheerder van uw instelling uw wachtwoord resetten. Daarvoor hoeft u niet naar de helpdesk te bellen. Wanneer u als instellingsbeheerder uw wachtwoord bent vergeten, moet u wel contact opnemen met onze helpdesk (050 599 9191). Wij sturen u dan per brief een nieuw wachtwoord. 
• Inloggen geblokkeerd
  U hebt in OASE vijf keer de kans om in te loggen. Lukt dat niet, dan blokkeert het systeem automatisch 15 minuten. Daarna kunt u opnieuw inloggen. Bij het inloggen wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. 
• Uitloggen
  Wanneer u uit OASE uitlogt is het belangrijk dat u de knop Uitloggen gebruikt. Deze knop zorgt er namelijk voor dat het geheugen van uw browser wordt leeggemaakt. Als u het kruisje rechtsboven in uw browser gebruikt, blijven er gegevens in het geheugen achter. Wanneer u dezelfde dag dan nog een keer inlogt op OASE kan het zijn dat er nog gegevens uit het geheugen worden gebruikt, waardoor u niet altijd de goede informatie op het scherm krijgt. Dit komt alleen voor bij meerdere keren inloggen op dezelfde dag. Wanneer u de volgende dag inlogt, begint u altijd met een 'schoon' geheugen. 
• Vertrokken medewerker
  De token voor OASE is persoonsgebonden. Het is niet de bedoeling dat gebruikers elkaars token gaan gebruiken. Als een gebruiker geen gebruik meer maakt van OASE (bijvoorbeeld bij vertrek of andere functie) moet de instellingsbeheerder deze gebruiker verwijderen en de token terugsturen naar DUO. 
• Ook met OASE werken?
  Sinds de introductie van OASE melden instellingen veelvuldig online kandidaten aan voor het centraal inburgeringsexamen. Het zelf kunnen inplannen van kandidaten en de wijzigingsmogelijkheden van OASE bieden veel voordelen ten opzichte van de papieren aanvraagprocedure. Maakt u nog geen gebruik van OASE, maar wilt u ook online kandidaten kunnen aanmelden voor het Centraal Inburgeringsexamen? Kijk dan op onze website of u ook met OASE kunt gaan werken.